Cara Menyusun dan Contoh Kode Etik Perusahaan yang Baik dan Benar

Dalam bisnis kode etik perusahaan bukan hanya masalah perilaku individu, melainkan juga masalah organisasi secara keseluruhan.

Dalam perusahaan, tindakan karyawan tidak hanya didasarkan pada nilai-nilai pribadi saja: Tindakan tersebut dipengaruhi oleh anggota lain dalam organisasi, dari manajer puncak dan supervisor hingga rekan kerja dan bawahan.

Ini menunjukkan bahwa tingkat kepentingan yang diatur dalam kode etik perusahaan lebih kompleks. Semakin besar lingkup organisasi yang dicangkup, semakin kompleks pula pengaturannya.

Apa Itu Kode Etik Perusahaan?

Pengertian kode etik perusahaan merupakan dokumen yang menjelaskan prinsip dan pedoman yang harus diikuti semua karyawan dalam menjalankan semua aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan.

Biasanya tersedia di web perusahaan dan dalam bentuk cetak. Fungsinya untuk memastikan semua orang memahaminya, perusahaan menawarkan program pelatihan.

Praktik Terbaik untuk Menyusun Kode Etik Perusahaan

Cara terbaik untuk menyusun macam-macam kode etik  perusahaan berdasarkan perbandingan beberapa praktik yang telah dilakukan perusahaan, adalah sebagai berikut:

• Dapatkan dukungan di seluruh organisasi dengan masukan dari tim multidisiplin
• Sertakan misi, visi, dan nilai organisasi yang mencerminkan komitmennya terhadap etika, integritas, dan kualitas
• Memperjelas bahwa organisasi mengharapkan individu untuk bertindak dengan kejujuran dan integritas selain kepatuhan terhadap persyaratan hukum
• Jelaskan perilaku yang diharapkan daripada menyatakan larangan
• Menanggung risiko yang relevan, praktik ketenagakerjaan, melindungi aset perusahaan, dan mengelola hubungan pihak ketiga
• Buat agar mudah digunakan dan berlaku untuk semua individu yang dicakup oleh kode
• Gunakan bahasa yang sederhana, ringkas, dan mudah dipahami (dan berikan versi terjemahan sesuai kebutuhan)
• Jelaskan prosedur penegakan dan disiplin
• Kumpulkan umpan balik tentang kode etik yang Anda susun dari semua tingkat organisasi
• Perbarui untuk meningkatkan konten dan mengatasi masalah baru atau area risiko

Perlu Anda pahami bahwa kode etik perusahaan bukan hanya apa yang ada dalam dokumen semata. Ia harus ditaati dan dibiasakan dalam perilaku organisasi, untuk itu perlu bagi pemimpin perusahaan memastikan agar kode etik dapat diterapkan.

Hal ini senada dengan pernyataan Samuel P. Ginder bahwa:

Jika perilaku moral dapat dengan mudah diwujudkan melalui aturan, kita dapat memprogram komputer untuk menjadi bermoral.

Cara Terbaik Mengimplementasikan Kode Etik Perusahaan

Pertanyaan yang harus dijawab sehubungan dengan ini adalah bagaimana perilaku etis benar-benar bisa dibuat dan dipertahankan dalam perusahaan? Bagaimana kode etik bisa menjembatani semua kepentingan pihak-pihak yang terlibat? Artikel ini akan mengulas beberapa teknik yang dapat Anda diterapkan di perusahaan Anda.

1. Budaya Organisasi

Organisasi memiliki budaya yang unik. Cara melakukan sesuatu yang berkembang melalui nilai dan kepercayaan bersama. Ini biasa disebut dengan budaya organisasi. Agar hal itu tercipta pemimpin harus dapat menjadi contoh bagi karyawannya.

Budaya organisasi sangat dipengaruhi oleh eksekutif senior, yang memberi tahu anggota organisasi tentang perilaku yang dapat diterima dan apa yang terjadi jika itu dilanggar. Secara teori, nada yang ditetapkan di bagian atas organisasi mendorong perilaku etis, tetapi terkadang tidak.

2. Jadilah Pemimpin yang Etis dan Patut Dicontoh

Para pemimpin harus terus berhubungan dengan bawahan dan menginformasikan mengenai kebijakan dan harapan etis. Mereka harus tersedia untuk membantu karyawan mengidentifikasi dan memecahkan masalah etika, dan harus mendorong mereka untuk menyampaikan keluhan.

Pemimpin bertanggung jawab untuk meminimalkan peluang terjadinya kesalahan dan untuk menggunakan kontrol yang diperlukan untuk menegakkan kebijakan perusahaan. Mereka juga harus menganggap diri mereka sebagai panutan.

Bawahan juga harus berani meminta atasan mereka untuk mengkomunikasikan kebijakan dan praktik terkait perilaku etis, dan sebagai aturan, tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata: Jika manajer berperilaku etis, bawahan mungkin akan melakukan hal yang sama.

Contoh Kode Etik Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki code of conduct yang berbeda-beda, sesuai dengan ciri khas dan bentuk organisasinya. Tentu kode etik perusahaan jasa akan berbeda dengan perusahaan barang. Sebagai gambaran setidaknya kode etik perusahaan memuat beberapa pokok pengaturan sebagai berikut:

Setelah pernyataan misi dan penjelasan tujuan dari kode etik, hal-hal yang perlu dimuat antara lain adalah:

• Konflik kepentingan
• Perlindungan aset
• Kebijakan perusahaan
• Budaya perusahaan
• Harapan kehadiran
• Pelecehan dan diskriminasi seksual dan umum
• Ponsel dan teknologi digunakan saat berada di kantor
• Penggunaan zat
• Aturan berbusana
• Tindakan disipliner yang mungkin diambil
• Kebijakan pribadi
• Kesempatan yang sama

Tentu secara umum masih banyak hal yang harus secara lebih spesifik dalam kode etik. Gambaran ini setidaknya, memberikan pemahaman tentang bagaimana seharusnya Anda menyusun kode etik untuk bisnis Anda. Untuk lebih jelasnya Anda bisa mengunduh contoh kode etik dari Google dan kode etik perusahaan Indofood.

Cara Menyusun Kode Etik Perusahaan Agar Efektif

Agar proses penyusunan atau revisi atas kode etik perusahaan Anda dapat berlaku secara efektif. Kode yang Anda susun setidaknya harus memuat  komponen berikut ini:

1. Adanya Pernyataan Komitmen dari Pimpinan

Dalam kode etik harus memuat adanya pernyataan pimpinan “kata pengantar” yang menjelaskan secara keseluruhan tujuan dan isi dari kode etik. Susunan kalimat pernyataan komitmen ini harus arus jelas, sederhana, menarik, dan mencerminkan gaya dan perspektif eksekutif.

2. Format yang Sesuai dengan Karakter dan Kebutuhan Tenaga Kerja

Sebagian besar perusahaan, setelah menyusun kode etik dalam satu jilid dokumen. Mereka, akan mendistribusikannya kepada karyawan dalam bentuk dan format yang sama. Sayangnya, oleh beberapa pengamat cara ini dirasa tidak efektif.

Ada dua penyebabnya, pertama satu kode etik untuk semua lini dirasa tidak sesuai dengan karakter dan kebutuhan tenaga kerja. Kedua, cara penyampaian yang terlalu formal, sulit dicerna dalam perilaku  karyawan di tingkat bawah.

Untuk mengatasi masalah pertama, beberapa perusahaan mengembangkan versi yang sedikit berbeda dari kode umum. Perusahaan dapat mengembangkan kode khusus seperti kode untuk kontraktor, agen, pemasok dll.

Untuk mengatasi masalah kedua, beberapa perusahaan menerapkan cara unik untuk menyampaikan kode etik perusahaan. Misalnya, dalam bentuk banner, video, dan media interaktif lainnya.

3. Kode Etik Harus Mencerminkan dan Memperkuat Budaya Organisasi

Kode yang baik akan selalu mencerminkan budaya organisasi – setidaknya kualitas positif dan aspirasinya. Aturan semacam ini seharusnya dapat memperkuat elemen budaya positif bagi organisasi.

Selain itu, karena kode etik disusun secara responsif, karyawan dapat mengidentifikasi kode etik dengan mudah sebab memang berasal dari budaya organisasi yang telah diterapkan sebelumnya. Elemen kunci dari budaya organisasi yang harus dimuat antara lain:

• Misi dan visi – Tujuan organisasi
• Nilai – Keyakinan kolektif organisasi
• Warisan – Dari mana organisasi berasal
• Gaya – Cara melakukan sesuatu
• Prioritas – Apa yang penting bagi kepemimpinan dan seluruh organisasi.
• Ritual – Aktivitas yang dilakukan karyawan yang mencerminkan keunikan bisnis.
• Pahlawan – Individu dan prestasi mereka yang dijunjung tinggi oleh orang lain.
• Branding – Bagaimana perusahaan menampilkan dirinya
• Perspektif – Sudut pandang perusahaan

Budaya perusahaan dapat diidentifikasi melalui komunikasi, cerita, perspektif, dan cara stafnya bertindak dan menanggapi situasi.

4. Mencerminkan Operasi Perusahaan

Semakin suatu kode mencerminkan operasi perusahaan, semakin baik karyawan akan memahami relevansi standarnya dengan pekerjaan sehari-hari dan cara menerapkan standar.

Aspek operasi ini mengacu pada “apa yang kami lakukan, di mana kami melakukannya, dan bagaimana kami melakukannya”.

Merefleksikan operasi perusahaan ke dalam kode juga membantu untuk mengatasi realitas bisnis sehari-hari dan di mana karyawan perlu sangat waspada terhadap risiko. Petunjuk untuk hal ini mungkin berasal dari masalah industri atau masalah masa lalu perusahaan.

5. Unifikasi

Kode etik yang baik harus dapat menggabungkan konsep multisegi dalam satu dokumen peraturan. Konsep ini membantu menyatukan topik kode yang berbeda.

Selain itu kode etik juga harus selaras dengan tujuan dengan budaya perusahaan. Kode tersebut bahkan mungkin mencerminkan merek atau identitas program etika dan kepatuhan.

Konsep ini memperkuat kualitas aspirasional kode dan membantu karyawan menghargai kode pada tingkat yang lebih tinggi. Unifikasi dapat diimplementasi mulai dari struktur kode, judul bagian dan topik, dasar untuk kode dan topik serta desain visualnya.

6. Gunakan Kalimat yang Inspiratif

Kebanyakan orang tidak menanggapi dengan baik jika suatu kalimat disusun dalam bentuk larangan atau perintah. Begitu pula dengan kode etik. Kode yang lebih baik menetapkan nada aspiratif yang afirmatif dan inspiratif.

Nada ini menghubungkan perilaku yang bertanggung jawab dengan kesuksesan perusahaan dan karyawan. Nada seperti itu dapat menginspirasi karyawan untuk menghargai peran kode etik dalam kesuksesan perusahaan dan apa peran karyawan, dengan mengikutinya, dapat membantu membuat perbedaan besar.

7. Memberikan Efek Kepatuhan yang Jelas

Jangan lupa bahwa kode etik juga merupakan komunikasi penting terkait kepatuhan – dengan hukum, peraturan, kebijakan perusahaan, atau bahkan nilai. Isi kode etik perlu secara efektif menginformasikan karyawan tentang harapan mengenai perilaku mereka dan konsekuensi dari ketidakpatuhan.

Karyawan harus dapat mengukur dan berpedoman untuk dinilai berdasarkan kepatuhannya dan bahwa rekan mereka juga akan diperlakukan dengan standar yang sama. Kode seperti ini membantu menghilangkan ambiguitas dan ketidakkonsistenan mengenai perilaku bisnis dari pekerjaan sehari-hari.

Kode tersebut juga dapat menyatakan apa yang dapat diharapkan karyawan dari organisasi tentang bagaimana dia akan diperlakukan atau didukung, seperti dalam mencari panduan atau melaporkan masalah.

8. Berdasarkan Pada Prinsip Umum dan Prinsip Unik Perusahaan

Kode dan standarnya harus didasarkan pada prinsip-prinsip yang mendasari perilaku yang baik, seperti integritas, keadilan, tanggung jawab dan nilai umum perusahaan. Dasar ini bisa digali dan dihubungkan dengan nilai-nilai unik perusahaan dan terkait dengan apa yang membentuk kesuksesan bisnis bagi perusahaan.

Dasar seperti itu membantu karyawan memahami kode dan standarnya serta menghargai tujuan mereka. Hal ini dapat meningkatkan standar dari hukum ke pertimbangan yang lebih tinggi. Dasar ini juga akan meningkatkan komitmen para pihak terhadap perusahaan , pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

Sebagian besar kode hanya menulis ulang standar hukum tertentu dan tidak menghubungkan prinsip yang mendasari hukum itu sendiri. Umumnya mereka hanya menerjemahkan aturan hukum agar secara aplikatif dapat diterapkan.

9. Mengatasi Risiko Organisasi Mengenai Perilaku Bisnis

Kode etik berfungsi sebagai alat utama untuk menangani risiko bisnis. Risiko dapat berupa segala sesuatu yang mengarah pada pelanggaran hukum atau menghalangi perusahaan menjalankan etika, seperti reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja yang bertanggung jawab.

Dengan ratusan masalah yang mungkin termasuk dalam kode etik perusahaan, perusahaan harus mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko yang akan dihadapi untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara topik dan tingkat konten yang sesuai di setiap topik.

10. Dapat Dijadikan Pedoman Menentukan Kebijakan Perusahaan

Isi kode etik perusahaan akan selalu berkaitan dengan kebijakan perusahaan. Jadi, kode etik harus disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Hal ini penting dilakukan, untuk memastikan bahwa karyawan menerima arahan yang konsisten.

Biasanya, standar kode etik secara hierarkis merupakan aturan yang lebih tinggi dibandingkan kebijakan perusahaan. Oleh karenanya, kode etik merupakan pedoman dalam membuat standar perusahaan.

11. Gaya Menulis yang Efektif

Seberapa baik kode ditulis sangat tergantung pada penerimaan dan pemahaman karyawan dan kegunaannya. Minimal, kode harus bebas dari kesalahan tanda baca dan tata bahasa. Secara tata bahasa, gaya penulisan harus konsisten, seperti sejalan dengan pedoman gaya perusahaan, jika ada.

Selain itu, kode harus mudah dibaca, dengan kalimat yang lebih pendek, kata, istilah, dan frasa yang mudah dipahami. Tingkat penulisan harus sesuai dengan tingkat membaca tenaga kerja. Kode tersebut juga harus menggunakan istilah yang umum digunakan di perusahaan dan industrinya.

Gaya penulisan juga harus sesuai dengan budaya dan gaya perusahaan; beberapa perusahaan menggunakan kata, frasa, atau istilah tertentu untuk menggambarkan aspek-aspek cara mereka berbisnis.

Terakhir, gaya penulisan harus sesuai dengan budaya masyarakat audiens yang lebih luas. Misalnya, kode untuk perusahaan global mungkin ditulis dalam bahasa Inggris Internasional, bukan gaya Inggris AS untuk kantor pusat.

12. Memanfaatkan Gaya Visual yang Menarik

Desain visual kode sangat penting – ini adalah fitur pertama dari kode yang dilihat karyawan dan karenanya menetapkan perspektif apa mereka akan melihat kode. Pertama, desain visual harus menarik, sehingga karyawan termotivasi untuk membukanya dan mencari tahu isinya.

Desain juga harus memudahkan navigasi dan pemahaman tentang konten kode. Kode yang dirancang dengan baik lebih mudah digunakan. Desain harus selaras dengan pedoman merek dan identitas perusahaan sehingga kode tersebut dipandang sebagai dokumen perusahaan, bukan dokumen umum yang dapat disesuaikan dengan perusahaan mana pun.

Selanjutnya, desain harus mencerminkan budaya perusahaan: langkah ini membantu memastikan bahwa karyawan akan siap mengidentifikasi dengan dokumen dan mengenali bahwa dokumen itu berasal dari perusahaan, bukan dipaksakan dari tempat lain.

Akhirnya, desain harus membangkitkan minat; itu harus menciptakan tampilan yang menarik yang mendorong karyawan untuk ingin melihat ke dalam dan ke seluruh kode karena itu menarik.

Agar kode etik perusahaan bukan hanya menjadi dokumen formal di mata karyawan. Cara penyusunannya pun tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ia harus digali berdasarkan kultur perusahaan, harus juga disesuaikan dengan latar belakang organisasi dan karyawan perusahaan.

Soleh Hasan Wahid

HEY, I’M SOLEH!

I am a lecturer and professional writer, My Favorite thing in life is time spent around the table fo write something, like my post on these blogs. I hope you enjoy my blogs.