Audit ISO adalah organisasi dunia yang mengembangkan standar untuk berbagai industri agar produk dan prosesnya aman dan berkelanjutan. Beberapa standar ISO, seperti ISO 27001 dan ISO 9001, menawarkan sertifikasi. Artikel ini membahas audit ISO, jenis-jenis audit, dan cara mempersiapkannya.
Apa itu Audit ISO?
Audit ISO adalah proses dimana auditor menilai sejauh mana organisasi Anda mematuhi standar ISO. ISO sendiri berbasis di Jenewa, Swiss, dan mengembangkan standar internasional untuk berbagai sektor. Mereka terus menerus memperbarui standar setiap lima tahun. Audit akan memeriksa seberapa baik sistem perusahaan Anda sesuai dengan standar ISO. Ada beberapa standar yang bisa disertifikasi:
- ISO 9001: Standar untuk Sistem Manajemen Kualitas
- ISO/IEC 27001: Standar untuk Sistem Manajemen Keamanan Informasi
- ISO 14001: Standar untuk Sistem Manajemen Lingkungan
- ISO 50001: Standar untuk Sistem Manajemen Energi
- ISO 45001: Standar untuk Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
- ISO 13485: Standar untuk Alat Kesehatan
- ISO 22000: Standar untuk Sistem Manajemen Keamanan Pangan
Perbedaan antara “kepatuhan” dan “sertifikasi” adalah kepatuhan berarti menerapkan praktek dan prosedur sesuai standar ISO, sementara sertifikasi memerlukan audit oleh pihak ketiga yang akreditasi oleh ISO. Namun, kepatuhan bisa melibatkan audit, biasanya oleh auditor internal.
Mengapa Audit ISO Penting?
Audit ISO adalah penting untuk mengetahui apakah Anda memenuhi persyaratan kepatuhan dan menemukan kelemahan dalam operasi organisasi Anda, sehingga Anda bisa mengembangkan strategi manajemen risiko yang kuat.
Pemeriksaan jenis ini dapat mengidentifikasi area yang tidak sesuai, memungkinkan tindakan korektif. Audit ISO bisa membantu Anda mengembangkan sistem baru atau mendekati basis pelanggan baru. Jadwal audit yang tepat juga bisa membantu Anda mendapatkan sertifikasi ISO.
Apa Jenis-jenis Audit ISO?
Ada tiga jenis audit ISO: audit internal (audit pihak pertama), audit pemasok (audit pihak kedua), dan audit eksternal (audit pihak ketiga). Pilihan jenis audit tergantung pada tujuan kepatuhan dan sertifikasi, cakupan, skala, dan anggaran Anda. Hanya auditor pihak ketiga yang dapat memberikan sertifikasi ISO.
Selalu penting untuk menentukan cakupan dan tujuan proyek audit. Audit untuk evaluasi sistem kualitas mungkin bukan tempat terbaik untuk audit persyaratan lain. Namun, audit yang direncanakan dengan baik bisa mengatasi beberapa hal sekaligus, terutama jika ada kesamaan kontrol. Penting untuk menilai kompatibilitas antar standar.
Audit Internal (Audit Pihak Pertama)
Audit internal dilakukan oleh auditor di perusahaan Anda. Ini berguna untuk memastikan perusahaan Anda mengikuti standar ISO sebagai model praktik terbaik. Hasil audit harus dikomunikasikan ke pemangku kepentingan yang relevan.
Audit Pemasok (Audit Pihak Kedua)
Audit pemasok dilakukan oleh perusahaan pembeli terhadap pemasoknya. Risiko dari pemasok bisa berdampak pada perusahaan pembeli. Jenis audit ini sangat penting bagi organisasi yang sangat bergantung pada pemasok.
Audit Eksternal
Audit eksternal dilakukan oleh pihak ketiga. Ada beberapa jenis audit eksternal terkait dengan standar ISO.
Audit Sertifikasi dan Pembaruan Sertifikasi
Standar ISO yang menawarkan sertifikasi memerlukan pemeriksaan sertifikasi khusus. Misalnya, untuk ISO 27001, badan sertifikasi akan melakukan pemeriksaan dan mengeluarkan sertifikat kepatuhan yang berlaku selama tiga tahun. Selama itu, organisasi Anda harus mempertahankan sistem yang dicakup oleh sertifikat tersebut. Document control adalah fokus utama dalam audit.
Audit Pemantauan
Setelah organisasi Anda mendapatkan sertifikasi ISO, Anda harus menjadwalkan pemantauan dengan badan sertifikasi setidaknya sekali setahun hingga pembaruan sertifikasi. Audit pemantauan meliputi tinjauan manajemen, langkah-langkah yang diambil organisasi untuk mengatasi atau memperbaiki ketidaksesuaian sebelumnya, dan tinjauan respons organisasi terhadap rekomendasi dari audit internal. Setelah dua tahun audit pemantauan, organisasi harus menjalani audit pembaruan sertifikasi lagi, dengan ketat yang sama atau hampir sama dengan audit sertifikasi awal. Proses ini kemudian diulangi dalam siklus 3 tahap.
Bagaimana Audit ISO Dilakukan?
Bergantung pada jenis audit, ISO bisa dilakukan di lokasi atau dari jarak jauh. Audit internal bisa dilakukan oleh organisasi sebagai audit mandiri, dan bisa dilakukan di lokasi atau dari jarak jauh. Beberapa audit eksternal juga bisa dilakukan dari jarak jauh.
Namun, audit sertifikasi atau pemantauan harus dilakukan oleh pendaftar di lokasi. Dalam beberapa kasus, bisnis (seperti startup) mungkin tidak memiliki kehadiran fisik, beroperasi sepenuhnya secara virtual atau dari jarak jauh. Periksa dengan auditor eksternal Anda untuk menentukan apakah audit dari jarak jauh cukup, atau jika perlu dibuat rencana untuk membawa auditor ke lokasi.
Apa yang Terjadi Selama Audit ISO?
Audit adalah mekanisme pemeriksaan yang berfokus pada sistem, produk, atau proses; langkah-langkah pasti akan berbeda tergantung apakah auditor sedang menilai sistem manajemen keamanan informasi (ISMS), sistem manajemen mutu (QMS), atau jenis sistem manajemen lainnya sesuai dengan standar ISO target.
Terlepas dari apakah Anda melakukan audit ISO internal atau eksternal, auditor akan menguji sistem Anda, menentukan apakah operasi sehari-hari sesuai dengan standar, dan menilai kemajuan dalam mengatasi kesenjangan atau ketidaksesuaian sebelumnya.
Bagaimana Cara Menyiapkan Audit ISO?
Ketika melakukan audit ISO, persiapan adalah kunci — setiap pemeriksaan yang Anda lakukan membantu Anda mempersiapkan yang berikutnya. Audit internal membantu Anda mempersiapkan sertifikasi, pembaruan sertifikasi, dan audit pemantauan, dan audit pemantauan membantu Anda mempersiapkan audit pembaruan sertifikasi. Kami telah merangkum beberapa tips untuk audit ISO pertama Anda di bawah ini.
5 Tips Menyiapkan Audit ISO
Menyiapkan jenis audit apapun memiliki nuansa dan risiko tersendiri, profesional audit dan kepatuhan memiliki preferensi mereka juga. Untuk memulai persiapan pemeriksaan ini ISO adalah sebagai berikut:
- Tentukan tujuan Anda,
- Buat jadwal audit,
- Susun daftar periksa audit Anda,
- Bersiaplah, dan
- Lakukan audit internal terlebih dahulu!
Tentukan Tujuan Anda
Sebelum memulai proyek besar apa pun, ide yang bagus untuk mengidentifikasi tujuan dan hasil yang diinginkan Anda. Jika tujuan Anda adalah mendapatkan sertifikasi, sebaiknya ingat tujuan tersebut saat Anda membuat jadwal audit Anda.
Buat Jadwal Audit
Buat jadwal untuk audit Anda termasuk jadwal untuk sertifikasi, jika itu tujuan Anda — dan patuhi. Pisahkan tujuan proyek yang lebih besar menjadi tonggak kecil dan delegasikan aktivitas kepada personel yang tepat dengan kompetensi yang benar.
Susun Daftar Periksa Audit
Daftar periksa audit membimbing Anda langkah demi langkah melalui proses audit yang sesuai dengan pedoman ISO yang Anda gunakan. Penting untuk memperbarui daftar periksa audit dari waktu ke waktu untuk mengikuti standar yang diperbarui dan perubahan pada praktik terbaik.
Bersiaplah
Jika Anda mengundang auditor pihak ketiga ke dalam lingkungan kerja Anda, akan sangat membantu jika ruangan tersebut tertata rapi dan bersih. Mempertahankan kontrol dokumen yang baik dan menyiapkan dokumen Anda untuk ditinjau akan mempersingkat waktu yang diperlukan untuk melakukan audit, dan membantu auditor Anda merampingkan pekerjaan untuk memberikan umpan balik terbaik untuk perbaikan. Kurangnya bukti, bagaimanapun juga, dapat menghambat audit Anda, sehingga dapat menemukan apa yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya dapat membuat proses audit berjalan jauh lebih lancar.
Lakukan Audit Internal Terlebih Dahulu
Sekali lagi, audit internal adalah persiapan terbaik Anda untuk menghadapi audit eksternal, sertifikasi, atau audit pengawasan. Auditor ingin mengetahui kemajuan Anda dalam mencapai tujuan dan meningkatkan sistem Anda agar sesuai dengan standar ISO. Audit internal akan memulai proses tersebut dan menunjukkan kepada auditor Anda bahwa organisasi Anda serius dalam hal kepatuhan terhadap ISO, dan ini akan mempersiapkan bisnis Anda untuk menjawab pertanyaan dan permintaan yang mungkin muncul dalam audit eksternal.
HEY, I’M SOLEH!
I am a lecturer and professional writer, My Favorite thing in life is time spent around the table fo write something, like my post on these blogs. I hope you enjoy my blogs.